На проверке инспектору мало увидеть чистую кухню — он хочет увидеть историю: когда обрабатывали, чем, кто подписывал акт. Вся эта история живёт в журналах и актах. Разбираем, какие документы должен вести общепит, как их оформлять и сколько хранить.

Минимальный комплект документов

Договор на дезинсекцию, дератизацию и дезинфекцию — действующий, с корректными реквизитами.
Программа пест-контроля — приложение к договору с картой объекта, перечнем зон и графиком работ.
Акты выполненных работ — по одному на каждую обработку, с датами и подписями сторон.
Журнал учёта обработок — сквозная хронология: дата, вид работ, зона, ответственный, отметка о следующем визите.
Карта приманочных станций — где установлены контейнеры и контрольные точки, с нумерацией.

Как вести журнал правильно

Журнал — это таблица с хронологией, а не художественное произведение. Достаточно граф: дата, вид работ (дератизация, дезинсекция, дезинфекция), помещения или зоны, наименование применённых средств (по акту подрядчика), подпись ответственного, номер акта. Записи вносятся в день обработки — «восстановленные» задним числом журналы инспекторы распознают мгновенно: одинаковые чернила, свежая бумага, пропуски в нумерации. Если журнал ведёт подрядчик, ваша задача — хранить его на объекте и контролировать, что записи появляются после каждого визита.

Акты: что проверить при подписании

Акт — основное доказательство выполнения работ. Прежде чем подписать, убедитесь: указана дата и адрес объекта; перечислены зоны обработки; указано, что применены зарегистрированные средства, разрешённые для пищевых объектов; стоят подписи и, при наличии, печать подрядчика. Акт без даты или с «круглым» описанием «услуги оказаны» — слабый документ. Один акт — одна обработка, храните их в хронологическом порядке вместе с договором.

Сколько хранить документы

Универсальное правило для общепита — хранить пакет не менее срока, который покрывает период между проверками, а на практике удобнее держать архив за весь срок действия договора плюс запас. Многие операторы хранят документы по дезобработке не менее трёх лет — это закрывает типовые сроки давности по административным составам и любые вопросы по истории объекта. Договор и акты текущего года должны быть на объекте под рукой, архив — в бухгалтерии.

Типичные ошибки документооборота

Договор продлили, а старые акты выбросили — история обслуживания оборвалась.
Журнал существует, но записи в нём появляются раз в квартал «пачкой».
Акты подписывает «кто-то из поваров» без полномочий — назначьте ответственного приказом.
Карта станций не обновлялась со дня установки, хотя станции давно переставлены.
Документы хранятся у подрядчика — на объекте при проверке показать нечего.

Организуйте за один день

Назначьте ответственногоПриказом закрепите сотрудника, который хранит пакет и подписывает акты.

Соберите папкуДоговор, программа, карта станций, журнал, акты по хронологии.

Сверьтесь с подрядчикомЗапросите недостающие акты и актуальную карту, уточните график визитов.

Поставьте контрольПосле каждой обработки — запись в журнале и акт в папке, иначе визит «не засчитан».

ДЕЗ-Регион ведёт документооборот за клиента: после каждого визита вы получаете корректный акт, карта станций актуализируется, журнал пополняется. Пакет для проверяющих у вас на объекте всегда в порядке. Обслуживаем общепит Электростали и восточного Подмосковья, гарантийные обязательства — по договору: +7 (925) 529-10-01.